Jak prowadzi się firmę w Wielkiej Brytanii? Obowiązki są sprowadzone do minimum

Ostatnia aktualizacja 17 maja, 2021 o 11:19 am.

Przedsiębiorcy, którzy kiedykolwiek prowadzili firmę w Polsce, a później przenieśli się do Wielkiej Brytanii chóralnie deklarują, że do Polski nie powrócą. Niższe obciążenia fiskalne i niższe składki ubezpieczeń społecznym niewątpliwie przemawiają za Wielką Brytanią, ale słowem klucz jest tu … biurokracja, której w brytyjskim systemie próżno szukać.

Badania przeprowadzone przez Admiral Tax w 2017 roku, w którym pytaliśmy Polaków, którzy zdecydowali się na założenie firmy za granicą co ich do tego skłoniło, pokazały jednoznacznie, że głównym powodem był “niższy poziom biurokracji i przejrzyste prawodawstwo” (58,7% wskazań respondentów). Polacy są wyraźnie zmęczeni prowadzeniem firm w warunkach polskich, gdzie są niejednokrotnie traktowani jak potencjalni przestępcy.

Podejście brytyjskiego rządu jest zgoła inne – z założenia przedsiębiorca to ktoś, komu należy pomagać i wspierać. Płaci przecież podatki, daje pracę innym, a zatem warto zapewniać mu jak najlepsze warunki. Podczas, gdy w Polsce wcale niełatwym może okazać się prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, a założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to sport dla wytrawnych niemal graczy, to z prowadzeniem brytyjskiej spółki limited z łatwością poradzi sobie każda osoba pełnoletnia.

Łatwiej już na starcie

Spółkę limited zakładamy online. Dane, o które jesteśmy proszeni nie wykraczają poza dane osobowe osoby dyrektora lub dyrektorów nowej spółki, adresu i nazwy firmy. Będą one widnieć w rejestrze online Companies House. Można je także łatwo aktualizować. Kapitał początkowy – inaczej niż w przypadku spółki z.o.o. – nie musi być wpłacony i może zostać jedynie zadeklarowany. To znacząco ułatwia start nowym firmom.

Zobacz także: Nowe podatki w Polsce w 2021 roku. Jakie podatki wprowadzi polski rząd?

W trakcie rejestracji ma potrzeby udawania się do jakiegokolwiek urzędu. Co więcej, nawet gdy chcielibyśmy to zrobić, mogłoby się okazać to trudne. Urzędnicy szanują nasz czas i wszelkiej pomocy udzielą przez telefon. Na spotkanie może się udać celem uzyskania pomocy w przygotowaniu rozliczeń, deklaracji podatkowych – nie istnieje bowiem obowiązek zatrudniania wykwalifikowanej księgowej do prowadzenia ksiąg rachunkowych. To kwestia wyboru przedsiębiorcy. Nie ma też konieczności, by właściciel sprawował funkcję dyrektora spółki – może on pozostać osobą decyzyjną bez formalnego reprezentowania firmy.

Obowiązki to minimalne obciążenie

Niejeden z nas odczuł na własnej skórze nieprzyjemny dreszczyk, gdy nagle okazuje się, że oto zbliża się termin płatności składek ZUS lub podatków, a zator pieniężny może nam skutecznie opóźnić uregulowanie miesięcznej należności. W Polsce konsekwencje mogą być tego spore, ale w Wielkiej Brytanii, gdzie zarówno ilość obowiązków wynikających z prowadzenia firma, jak i podejście do kwestii regulowania zobowiązań jest inna, nie spędza to snu z powiek osób zarządzających firmami.

Podstawowym obowiązkiem dyrektora spółki jest rozliczenie spółki po każdym roku działalności. Na dokonanie rozliczenia mamy tu jednak zdecydowanie więcej czasu niż umożliwia to prawo w Polsce, bo aż dziewięć miesięcy. Sprawozdanie dotyczące CIT składa się na około 11- stronicowym formularzu CT600 i sprowadza się ono głównie do podania przychodów, kosztów i poziomu zysku oraz podstawowych danych o firmie. Rozliczenia są dostępne publicznie. Rok podatkowy właściwy dla osób prawnych jest zależny od daty założenia spółki i trwa 12 miesięcy. Przykładowo, zakładając firmę 25 sierpnia 2019 roku, rok podatkowy zakończymy 24 sierpnia 2020 roku i od tego momentu mamy jeszcze dziewięć miesięcy na złożenia sprawozdania. Dyrektor nie ma obowiązku składania innych sprawozdań.

Zobacz także: Dostajesz 4000 PLN lub więcej na rękę? Lepiej załóż spółkę LTD w Anglii lub Irlandii

VAT rozliczany jest w Wielkiej Brytanii z reguły kwartalnie, choć jest możliwość składania również deklaracji jedynie raz do roku, jeśli przedsiębiorca ma mały obrót lub deklaracji miesięcznych, jeśli obroty są duże i sam przedsiębiorca chce rozliczać VAT miesięcznie. Jeśli spółka jest zarejestrowana do VAT, a jest to obowiązkowe po przekroczeniu sprzedaży na poziomie 85.000 GBP do Wielkiej Brytanii (czyli sprzedaż poza UK nie jest brana pod uwagę) to jego kwartalna deklaracja przypominać będzie zbiorcze zestawienie VAT zapłaconego, pobranego i różnice tychże. Płatność dokonywana jest online przy okazji deklaracji. Zwrot na konto bankowe jest w zaledwie kilka dni.

Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników i dyrektora spółki płatne są z dołu i można zapłacić je rocznie, półrocznie, kwartalnie, miesięcznie lub tygodniowo. Tu wybór należy do przedsiębiorcy. Deklarację wypełnia się online, a płatności dokonuje się bezpośrednio w trakcie składaniu deklaracji, np. kartą. Wysokość składek jest znacząco niższa niż w Polsce.

Rok podatkowy osób fizycznych dla rozliczenia PIT zamyka się w okresie od kwietnia do kwietnia roku kolejnego. Pracownicy nie muszą składać żadnych deklaracji PIT, robi to za niego pracodawca, a pracownik otrzymuje tylko roczne podsumowanie zarobków i składek tzw. formularz P60. Złożenie deklaracji możliwe jest także za lata wstecz.

Wszystkie zobowiązania możemy wypełnić sami, z pomocą urzędników lub za pośrednictwem agenta – czyli firmy księgowej. Urzędnicy mają obowiązek pomagać w wypełnieniu zobowiązań przez przedsiębiorcę, a w razie błędów – edukowania. Całość operacji związanych ze sprawozdawczością, podatkami czy składkami jest obsługiwana wyłącznie online. Instrukcje, artykuły i informacje pisane są tzw. simple English, czyli w sposób, który umożliwia łatwe zrozumienia i wykonanie zalecenia.

Ponieważ praktycznie żadna spółka LTD nie rozlicza się miesięcznie, to z doświadczenia z klientami Admiral Tax mogę powiedzieć, iż gdy po upływie roku zbliża się termin rozliczenia, niejednokroć klienci często w popłochu poszukują starych faktur, rachunków i dowodów sprzedaży. Łatwo zapomnieć o zobowiązaniach, gdy są one tak minimalne.

Czynny żal po angielsku

W polskim prawie obowiązuje pojęcie czynnego żalu, który jest stanowi jedyny ratunek dla przedsiębiorcy, gdy ten popełni błąd i nie opłacając zobowiązań w terminie lub wnosząc zobowiązania w niewłaściwej wysokości. Co istotne, w Polsce samo wyrażenie czynnego żalu, czyli istotnych okoliczności mających wpływ na daną pomyłkę, może nie uchronić przedsiębiorcy przed karą.

W Wielkiej Brytanii pojęcie czynnego żalu nie istnieje. Pomyłka jest czymś, co się zdarzyć może i się zdarza. Każdą pomyłkę można łatwo poprawić, a w przypadku gdy to urzędnik zauważy nasz błąd czy zaniedbanie, domniemuje dobrą wolę i chcąc okazać pomoc przedsiębiorcy zaproponuje szereg możliwości zminimalizowania szans na ponowne zrobienie błędu w przyszłości. Nie jest mi wiadome, by istniał limit błędów, jakie może popełnić przedsiębiorca. Duża ilość błędów popełnianych przez wiele podmiotów zawsze skłania brytyjskiego ustawodawcę do upraszczania procedury lub określenia mniejszych wymogów.

Zobacz także: Emerytury polskich przedsiębiorców będą bardzo niskie. Firma w Anglii to gwarancja wyższego świadczenia

Dodatkowo Brytyjczycy bardzo liberalnie podchodzą na przykład do rodzajów kosztów koniecznych do prowadzenia działalności, co jest częstym powodem kwestionowania sprawozdań w firmach prowadzonych w Polsce. W Wielkiej Brytanii nie trzeba udowadniać, że dany koszt przełożył się w sposób bezpośredni na przychód firmy. Skoro przedsiębiorca ponosi koszt – jest on konieczny.

Kontrole urzędowe?

Kontrole skarbowe w Polsce owiane są bardzo złą sławą, a przykład żarówki, mechanika i pań urzędniczek z Urzędu Skarbowego w Bartoszycach wcale nie wydaje się incydentalnym przypadkiem na tle tego, co może spotkać przedsiębiorcę w Polsce. Gdyby opowiedzieć o tym brytyjskiemu przedsiębiorcy – po prostu by tego nie zrozumiał.

W mojej blisko 20-letniej karierze w prowadzeniu firm w Wielkiej Brytanii ani razu nie spotkałam się z pojęciem niespodziewanej kontroli skarbowej lub kontroli innego organu regulacyjnego, nie byłam kontrolowana i nie znam przypadku takich kontroli, które przypominałyby te w Polsce. Składane sprawozdania i deklaracje są weryfikowane na bieżąco i może się zdarzyć, że urzędnik zadzwoni lub napisze maila z pytaniem w jakiejś sprawie – głównie by wyjaśnić coś, co jest dla niego niezrozumiałe lub zwrócić uwagę na pomyłkę.

System brytyjski zawsze domniemuje dobre intencje u przedsiębiorców i powodów szuka w niewiedzy, a wtedy stawia na edukację. Jeśli w czasie weryfikacji jakiejkolwiek deklaracji okaże się, że podatnik popełnił błąd lub serię błędów, które wskazują na to, że jakaś deklaracja jest przez niego błędnie wypełniania, może być poproszony o spotkanie w celu wyjaśnienia. Takie spotkanie jest zawsze umawiane z wyprzedzeniem i w terminie, który odpowiada przedsiębiorcy.

“Żałuję, że tak późno”

W 2019 roku Admiral Tax planuje powtórzyć badanie dotyczące polskich przedsiębiorców. Tym razem chcemy wnikliwiej pytać o istotne różnice, jakie odczuwają przedsiębiorcy w stosunku do sposobu funkcjonowania w różnych jurysdykcjach, gdy chodzi o prowadzenie firmy. Już teraz pierwsze przecieki z wywiadów mówią, że duża część właścicieli spółek limited w Wielkiej Brytanii żałuje, że zwlekała z założeniem spółki.

Agnieszka Moryc, Dyrektor Zarządzająca Admiral Tax
Tekst został opublikowany w miesięczniku “Gazeta MŚP” nr 3/2019