Co to jest PAYE?

Ostatnia aktualizacja 19 listopada, 2022 o 07:10 pm.

PAYE (Pay As You Earn) to angielski system umożliwiający odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy i należności z tytułu ubezpieczenia społecznego dla brytyjskich pracowników przez pracodawcę. Przedsiębiorca jest zobowiązany do zarejestrowania się w systemie PAYE przed dniem pierwszej wypłaty na rzecz pracownika, który spełnia określone kryteria. Co istotne, w systemie nie można zarejestrować się wcześniej niż na dwa miesiące przed dniem pierwszej wypłaty.  

Dzięki systemowi PAYE wszystkie należności podatkowe i ubezpieczeniowe pracowników w ich imieniu reguluje pracodawca. Należności są potrącane z kwoty należnej pracownikowi z tytułu bieżącego wynagrodzenia. W wyniku rejestracji w systemie pracodawca uzyskuje unikalny numer pracodawcy – ERN (Employers Reference Number), który identyfikuje pracodawcę np. na payslip pracownika (odpowiednik polskiego ZUS RMUA). Oprócz ERN pracodawcy nadawany jest jeszcze numer Account Office Reference Number, który służy do identyfikacji płatności na rzecz pracowników do HMRC.

Kiedy trzeba zarejestrować się w systemie PAYE?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestracji w systemie PAYE (pay as you earn) jako pracodawca i płatnik w momencie, gdy przynajmniej jeden zatrudniany przez nich pracownik zaczyna osiągać przychód z tytułu stosunku pracy o określonej wartości i jednocześnie jest to jego jedyne źródło przychodu. 

Przedsiębiorca jest zobowiązany do zarejestrowania się jako płatnik w systemie PAYE, gdy przynajmniej jeden z jego pracowników uzyskuje wynagrodzenie z tytułu świadczenia pracy na jego rzecz w wysokości większej niż 120 GBP tygodniowo. Do wartości wynagrodzenia zalicza się wynagrodzenie stałe, dodatki o charakterze fakultatywnym oraz tzw. bonusy np. premie lub prowizje. 

Warto mieć świadomość, że nawet jeżeli przedsiębiorca nie ma obowiązku do zarejestrowania się jako płatnik w systemie PAYE, a zatrudnia pracowników, to jest zobligowany do utrzymywania archiwum bieżących oraz rocznych rozrachunków z pracownikami, czyli listy płac (Payroll).

Czy dyrektor spółki LTD rozlicza się przez system PAYE?

Każdy dyrektor spółki LTD jest zobowiązany do zarejestrowania się w systemie Self Assessment i składania rocznych zeznań podatkowych tax return. Rejestracja w systemie Self Assessment daje możliwość odprowadzania podatków od dywidend i wnoszenia opłat z tytułu ubezpieczenia społecznego NIC (National Insurance Contribution) Class 2 lub Class 4. To ubezpieczenie dla osób fizycznych, które nie rozliczają się przez system PAYE. 

Jednak jeśli dyrektor pobiera wynagrodzenie i nawet gdy jest jedynym pracownikiem firmy to wówczas również obowiązuje go rejestracja do PAYE na takich samych zasadach jak innych pracowników. Rejestracja w systemie PAYE umożliwia dyrektorom spółek LTD otrzymywanie bieżącego wynagrodzenia i regularne odprowadzanie składek z tytułu ubezpieczenia społecznego NIC Class 1. Trzeba mieć świadomość, że aby zapewnić sobie podstawowe brytyjskie świadczenia emerytalne (state pension), konieczne jest odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne NIC Class 1 lub Class 2 przez określony czas. Wybór optymalnej formy pozyskiwania wynagrodzenia z brytyjskiej spółki LTD i udziału w brytyjskim ubezpieczeniu społecznym zależy od modelu biznesowego, oczekiwań i preferencji dyrektora. Zachęcamy do konsultacji na temat budowania strategii wynagrodzeń dyrektorów spółek LTD i ich pracowników.

Obowiązki firmy zarejestrowanej w systemie PAYE

Każdy pracodawca, a w szczególności płatnik w systemie PAYE jest zobowiązany do prowadzenia listy płac w określonym zakresie. Payroll można rozliczać w firmie, wykorzystuje się do tego dedykowane oprogramowania lub zlecić specjalistom z zakresu podatków i płac z naszej kancelarii. 

Zobacz także: Zmiany w zakresie uzyskania National Insurance Number (NIN) w Wielkiej Brytanii dla obcokrajowców

Warto wiedzieć, że każdy pracodawca zarejestrowany w systemie PAYE jest zobowiązany m.in. do:

• odprowadzania podatków i składek adekwatnie do kodu podatkowego przypisanego danemu miejscu pracy,
• obliczania wartości zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ubezpieczeniowych,
• dostarczania pracownikom dokładnych informacji na temat wysokości odprowadzonych składek (payslip – pasek płac),
• odprowadzania do HMRC w imieniu pracownika zaliczek na podatek dochodowy do 21 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który pracownik uzyskał wynagrodzenie,
• odprowadzania składek wszystkich należnych składek ubezpieczeniowych w imieniu każdego pracownika, który spełnia kryteria do ich naliczenia.

Rejestracja w systemie wymaga podania, w jakiej formie swój biznes prowadzi pracodawca, unikalnego numeru identyfikacji podatkowej UTR, daty pierwszej wypłaty na rzecz pracowników oraz danych firmowych. 

Co to jest payroll?

Payroll jest to proces naliczania brytyjskiej listy płac. Payroll obejmuje obliczenie wynagrodzenia pracownika, jego składek na ubezpieczenie społeczne i podatku, przygotowanie payslipów.