Polscy przedsiębiorcy będą zmuszeni wystawiać nowe faktury. Nowy system nie dotyczy transakcji z zagranicą

Ostatnia aktualizacja 12 stycznia, 2023 o 09:21 am.

Wszystko wskazuje na to, że już niebawem polscy przedsiębiorcy będą musieli dokumetować większość krajowych transakcji przy pomocy zdecydowanie bardziej rozbudowanych faktur niż dziś. Czym są faktury ustrukturyzowane, kto i od kiedy będzie musiał wystawiać dokumenty na nowych zasadach? Sprawdźmy.

Jak wskazują informacje dostępne na stronie Ministerstwa Finansów, od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-faktury) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Powstanie KSeF-u jest kolejnym krokiem na drodze do uszczelnienia polskiego systemu podatkowego i zapobiegania wyłudzeniom podatku VAT.

Faktura ustrukturyzowana a tradycyjna faktura — najważniejsze różnice

Czy faktury ustrukturyzowane będą znacznie się różnić od tych, które obecnie wystawiają przedsiębiorcy: elektronicznych lub papierowych dokumentów? Zdecydowanie tak.
Oto najważniejsze różnice:

• obecnie przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne (np. w formie pdf lub XLS) lub tradycyjne faktury papierowe. Faktura ustrukturyzowana będzie przybierać forma xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Będzie więc można wystawić ją wyłącznie online. Niesie to za sobą konieczność posiadania komputera i łącza internetowego oraz spore ryzyko… problemów technicznych. W przypadku braku prądu lub przerwy w dostawie internetu, wystawienie faktury zwyczajnie nie będzie możliwe;
• nowe faktury będą zawierały więcej informacji niż obecnie wystawiane i co ważne — nie będzie w nich miejsca na załączniki — taka konstrukcja może być sporym utrudnieniem dla wielu przedsiębiorców, np. mechaników, którzy do dokumentu księgowego z reguły dołączają dokument z listą i kosztem poszczególnych prac;
• faktura wystawiona obecnie bezpośrednio od wystawcy trafia do odbiorcy (elektronicznie — drogą mailową lub w formie tradycyjnego — przekazanego bezpośrednio lub przesłanego pocztą dokumentu). Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej dokument trafi najpierw
  do centralnego komputera Krajowej Administracji Skarbowej. Dopiero po akceptacji zostanie przekazany do odbiorcy;
• przedsiębiorca, który umieści na fakturze błędne dane, dziś może po prostu dokonać edycji i wysłać poprawnie wypełniony dokument kontrahentowi. Faktury ustrukturyzowane nie będą miały możliwości edycji. Jedyną opcją zmiany danych będzie wystawienie korekty.

Kogo obejmie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT;
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT;
• podatników zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Ważne: obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył transakcji, których wartość nie przekroczy kwoty 450 zł i będzie udokumentowana paragonem z kasy fiskalnej.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie możliwe poprzez bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub przy pomocy komercyjnych programów do wystawiania faktur (oczywiście przystosowanych do nowych zasad fakturowania).

Od kiedy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania e-faktur?

Zgodnie z aktualnym stanem rzeczy do końca 2023 roku wystawianie e-faktur będzie dobrowolne. Obligatoryjne stanie się od 1 stycznia 2024 roku. Eksperci radzą jednak, aby nie pozostawiać zmiany systemu fakturowania na ostatnią chwilę. Jak pokazały obserwacje próbnego systemu, udostępnionego przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów wdrożenie faktur ustrukturyzowanych może nieść za sobą sporo praktycznych kłopotów, którym ciężko zapobiec w teorii, bez praktycznego wdrożenia nowego systemu.

Transakcje z zagranicą a obowiązek wystawiania e-faktur?

Czy przedsiębiorcy, którzy sprzedają produkty lub usługi za granicę, także staną przed obowiązkiem wystawiania faktur w nowym systemie? Na szczęście nie. System faktur ustrukturyzowanych nie będzie obejmował transakcji z zagranicą. Jeśli posiadasz udziały w zagranicznej spółce i świadczysz dla niej jakiekolwiek usługi lub realizujesz transakcje handlowe z zagranicznymi podmiotami, nie będziesz musiał wystawiać dokumentów w nowym systemie.