Całkowita zmiana systemu fakturowania staje się faktem. Wszystko za sprawą podpisanej przez prezydenta Andrzeja Dudę nowelizacji ustawy o VAT, dzięki której rząd liczy na dodatkowy miliard złotych wpływający do budżetu co rok, przez kolejne 10 lat. Sprawdźmy, co w praktyce oznaczają e-faktury i jakie konsekwencje przyniosą polskim przedsiębiorcom.
Na początku sierpnia prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, która od początku budzi wiele obaw przedsiębiorców. Zgodnie z jej zapisami, wszystkie faktury wystawiane w Polsce, będą obowiązkowo musiały być wystawione poprzez jeden wspólny system KSeF. System ma na celu ograniczenie wyłudzeń podatku VAT i spowodowanie znaczących wpływów do budżetu państwa. Jednak przedsiębiorcy nie mają złudzeń co do tego, że w praktyce będzie on głównie wykorzystywany do karania firm za drobne błędy, gdyż oszuści podatkowi z systemu korzystać nie będą. Nowy system daje skarbówce możliwość naliczania kar w wysokości 100% VAT na błędnie lub niepoprawnie wystawionej fakturze. Obawy budzi także możliwość śledzenia każdego przedsiębiorcy i zadawania pytań bez konieczności wszczynania kontroli. Daje to nieograniczone możliwości utrudniania życia firmom. Tzw. czynności sprawdzające, które może podjąć skarbówka, są bowiem bardziej uciążliwe niż kontrole skarbowe.
Nowelizacja ustawy o VAT – co w praktyce się zmieni?
Obecnie wielu przedsiębiorców nie wystawia tradycyjnych papierowych faktur, wybierając elektroniczne dokumenty w formacie PDF. Przy pomocy wybranego przez siebie oprogramowania mogą oni wystawić dokument szybko i wygodnie, wysyłając go od razu e-mailem. Na skutek zmian będą oni musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane poprzez Krajowy System eFaktur (KSeF) lub inny system z nim kompatybilny. Dla przedsiębiorców, którzy nadal wystawiają papierowe faktury, a tych szczególnie wśród MŚP nie brakuje, nowy system oznacza znacznie większą zmianę, gdyż będą musieli zrezygnować z papierowych faktur, na rzecz systemu elektronicznego.
Choć system KSeF działa w naszym kraju już od 2022 roku, korzystanie z niego nie jest obowiązkowe. Jest on obecnie, kolejnym poza fakturami papierowymi i elektronicznymi sposobem ewidencjonowania sprzedaży. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT w ciągu kilku miesięcy stanie się jednak obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce. Także tych, które są zwolnione z odprowadzania podatku VAT – podmiotowo i przedmiotowo.
Nowe prawo wprowadza jedynie dwa wyjątki. e-Faktur w systemie KSeF nie będą musieli wystawiać przedsiębiorcy, sprzedający towary lub usługi konsumentom (transakcje B2C). Wyłączenie będzie dotyczyć również biletów spełniających funkcje faktury, czyli np. biletów za przejazd płatnymi autostradami.
Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek korzystania z Krajowego Systemu eFaktur do wystawiania faktur:
- w ramach samofakturowania;
- uproszczonych;
- VAT marża
- korygujących;
- wewnątrzwspólnotowych dokumentujących dostawę towaru;
- dokumentujących eksport towarów i usług.
Nowa e-Faktura – na czym polega?
Zgodnie z zapisami noweli, nowa eFaktura będzie przybierać formę ustrukturyzowanego pliku, tworzonego zgodnie z narzuconym przez ministerstwo standardem w systemie KSeF. Co ważne – taki dokument będzie wysyłany – przy pomocy rządowego systemu nie tylko kontrahentowi, ale także fiskusowi.
Od kiedy obowiązek e-fakturowania?
Dla większości firm zmiany wprowadzone nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług wejdą w życie od 1 lipca 2024 roku. Ci, którzy korzystają z podmiotowego zwolnienia z VAT, na wdrożenie nowego systemu mają czas do 1 stycznia 2025 roku.
W przypadku faktur uproszczonych i faktur wystawianych z kas fiskalnych okres przejściowy będzie trwał do końca 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 r. także takie dokumenty będą musiały być tworzone i wysyłane przy pomocy KSeF
Warto wspomnieć także o tym, że wystawienia i przesłania faktury przy pomocy KSeF nie będzie można anulować ani wycofać. Jedynym sposobem na zmianę danych będzie wystawienie faktury korygującej.
Konsekwencje niewystawiania eFaktury
Jakie konsekwencje czekają przedsiębiorców, którzy nie dostosują systemu fakturowania i wysyłki dokumentów do nowych wytycznych?
Zgodnie z zapisami nowelizacji, jeśli przedsiębiorca:
- nie wystawił faktury przy użyciu KSeF,
- wystawił ją w inny sposób lub
- wystawił ją niezgodnie z udostępnionym wzorem,
naraża się na karę pieniężną w wysokości 100% wartości podatku VAT wykazanego na niewłaściwie wystawionej fakturze.
e-Faktura – konsekwencje dla przedsiębiorców
Może się wydawać, że ze względu na ujednolicony standard dokumentu oraz szybsze zwroty podatku VAT (40 dni zamiast 60), nowy system fakturowania będzie wygodny dla przedsiębiorców, po tym jak się do niego już przyzwyczają. Jednak ze względu na fakt, że wszystkie e-faktury będą automatycznie przesyłane do fiskusa, KSeF będzie skutecznym narzędziem do monitorowani i kontrolowania polskich firm. Da także organom podatkowym jeszcze więcej kompetencji, służących do „prześwietlania” przedsiębiorców i sprawdzania firm. Dużo obaw budzi także samo działanie systemu, który będzie używany przez każdą firmę w Polsce. Może on mieć ograniczoną wydajność, a wszelkie przerwy w jego działaniu spowodują niemożność wystawienia faktury. Dodatkowo nie wszystkim firmom podoba się konieczność dzielenia się na bieżąco informacjami o sprzedaży czy danymi kontrahentów z fiskusem i innymi organami państwowymi.
Jak wystawić fakturę dla zagranicznego przedsiębiorcy w KSeF?
System KSeF ma służyć nie tylko do przyjmowania, ale także do odbierania faktur. Po wysłaniu faktury, przedsiębiorca otrzymuje Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO), co dla niego oznacza także potwierdzenie odbioru faktury przez kontrahenta. Jednak zagraniczny przedsiębiorca nie będzie częścią systemu i faktury nie odbierze. Nie jest do końca pewne, jak przedsiębiorca będzie mógł rozwiązać tę sytuację. Z pewnością fakturę będzie musiał dostarczyć w inny sposób niż przez KSeF.
Prowadzenie firmy na Twoich zasadach? Załóż spółkę w Wielkiej Brytanii
Ograniczenie wolności i możliwości decydowania o kluczowych kwestiach w firmie działa na wielu Polaków niczym przysłowiowa płachta na byka. Nic dziwnego. Regularnie podwyższane składki, wysoka inflacja i konieczność podążania za szybko zmieniającymi się przepisami powodują, że prowadzenie firmy w Polsce staje się nie tylko coraz mniej opłacalne, ale także coraz trudniejsze i stresujące. Od roku 2024 rząd wymusi na przedsiębiorcach korzystanie z obowiązkowego systemu, który jest kolejnym narzędziem monitorowania firm i potencjalnym źródłem stresu dla przedsiębiorców. Skutecznym rozwiązaniem, które pozwala ominąć niesprzyjającą biurokrację, wysokie składki i prowadzić firmę na własnych zasadach może być założenie spółki poza granicami Polski. Niezmienną popularnością w tym względzie, od lat cieszy się Wielka Brytania. Firma w UK zapewnia nie tylko stosunkowo niskie podatki, ale również dużą swobodę działania i praktycznie brak kontroli i czasochłonnych procedur. Firm w Wielkiej Brytanii nie obowiązują zaliczki na podatek dochodowy, system e-faktur, ani też blokady kont bankowych. Dużą zaletą firmy w UK jest również proste prawo i przyjaźni właścicielom firm urzędnicy. Właśnie dlatego Wielka Brytania jest jednym z najbardziej przyjaznych przedsiębiorcom krajów świata.