Spółka limited to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia własnej działalności przez Polaków za granicą – w tym w m.in. w Wielkiej Brytanii. Jak każda firma, brytyjska spółka LTD potrzebuje skrupulatnego prowadzenia księgowości.
Relacje z agentem księgowym to często wieloletnia współpraca, jednak może się zdarzyć, że z różnych względów będziemy chcieli zmienić firmę prowadzącą księgowość naszej spółki. Z tego tekstu dowiesz się z czym wiąże się taka zmiana i jak bezpiecznie przeprowadzić ten proces.
Spółka LTD jak każda inna firma działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii wymaga zatrudnienia kompetentnej księgowej, najlepiej ze znajomością kadr. Współczesne modele prowadzenia biznesu pozwalają na zatrudnienie w tym celu zewnętrznej firmy, która specjalizuje się zazwyczaj w kompleksowej obsłudze księgowej i kadrowej. Outsourcowanie księgowości może wiązać się czasem z koniecznością zmiany firmy dostarczającej usługę rozliczeń z urzędami czy doradztwa podatkowego. Powodów może być oczywiście wiele, a z tego tekstu dowiesz się co zrobić, żeby mieć pewność co do pełnej kontroli nad własną firmą.
Kody dostępu oraz kluczowe informacje dot. spółki
Nadrzędną zasadą, którą każdy dyrektor spółki limited powinien zastosować jest posiadanie wszelkich danych dostępowych do niej, ponieważ w momencie zmiany firmy księgowej nasz nowy agent na pewno o nie zapyta. Bez poniższych informacji nie jest możliwe przeniesienie księgowości do nowej firmy.
Tych informacji potrzebuje nowa firma księgowa:
- login i hasło do rządowej agencji HMRC. To z tym urzędem każda spółka, firma, czy jednoosobowa działalność kontaktuje się w sprawach podatkowych. To jednak nie wszystkie dane dostępowe, które powinniśmy posiadać.
- Trzeba mieć także dostęp do brytyjskiego urzędu ds. rejestracji spółek, czyli Companies House.
- Poza tym każdy właściciel spółki ltd powinien posiadać numer Unique Taxpayer Reference – w skrócie UTR. Jest to automatycznie nadawany numer w momencie rejestracji spółki LTD przez HMRC. Wymagany jest przy każdym kontakcie z tym urzędem. Co jeśli UTR zostanie zgubiony? Numer UTR jest na każdym dokumencie przesłanym z HMRC, a także na wirtualnym koncie w HMRC.
- Jeśli spółka była zarejestrowana jako pracodawca, to zgodnie z brytyjskim prawem musi prowadzić roczny rozrachunek z pracownikami przy pomocy systemu wypłat. W Wielkiej Brytanii system nosi nazwę PAYE (pay as you earn) i jest stosowany przez HMRC do ściągania z wypłaty pracownika podatku dochodowego oraz składki ubezpieczeniowej. Jeśli zmieniamy firmę prowadzącą księgowość w spółce, a prowadzone są w niej kadry, to musi mieć pewność co do numeru PAYE.
- Jeżeli spółka limited jest płatnikiem VAT, to trzeba posiadać także jego numer (VAT ID). Przydatna może być także kopia VAT Certificate. Nowa firma księgowa będzie potrzebowała także danych z rubryki numer 5 z rozliczenia VAT. Dane w niej pojawiają się automatycznie po odpowiednim wypełnieniu rubryk 3 i 4.
- Ponadto trzeba koniecznie znać dokładną datę rejestracji spółki oraz ostatniego zeznania podatkowego.
Przeczytaj także: Opodatkowanie dyrektora spółki LTD
Czy firmę księgową można zmienić w ciągu roku podatkowego?
Jest to pytanie, z którym w Admiral Tax spotykamy się dość często. Do zmiany firmy księgowej nie potrzeba czekać do zakończenia roku księgowego, jak może się wydawać przedsiębiorcom, którzy próbowali podobnej zmiany dokonywać w warunkach polskiej spółki z o.o. lub działalności gospodarczej na osobę fizyczną. Co prawda nie ma przepisu, który zabroniłby tego zarówno w Polsce, jak i w Wielkiej Brytanii, jednak ze świecą szukać polskiej firmy księgowej, która podejmie się odpowiedzialności za poprzedniego dostawcę usług księgowych przez polskim US i ZUS.
Do Admiral Tax często zgłaszają się dyrektorzy spółek zdecydowani na zmianę firmy księgowej w trakcie roku podatkowego, liczonego przecież dla każdej spółki indywidualnie. W takiej sytuacji należy się jednak liczyć z tym, że opłaty jakie spółka poniosła na rzecz wykonania usług księgowych przez poprzednika mogą przepaść, jeśli płaciliśmy za rok z góry. Najbardziej ekonomicznie jest zmienić księgowego w momencie zakończenia roku księgowego i rozpoczęcia nowego. Jeśli jednak utrata środków bez otrzymania świadczenia nie ma większego znaczenia, to przykładowo Admiral Tax nie ma żadnych zastrzeżeń co do przejęcia księgowości w każdej chwili.
CZY POBRAŁEŚ JUŻ NASZ PORADNIK?
