Adres rejestracyjny spółki limited jest w Wielkiej Brytanii niezbędny do założenia dowolnej spółki, jak i bieżącego jej funkcjonowania oraz kontaktów z urzędami. Posiadanie adresu rejestracyjnego dla spółki w Wielkiej Brytanii jest obowiązkiem dyrektora spółki, a Companies House może ukarać spółkę, która używa bezprawnie adresu.
Spora część przedsiębiorstw używała adresów w sposób bezprawny, podając dowolne adresy jako rejestrowe. W związku z tym od kwietnia 2016 roku Companies House wprowadził przepisy, dzięki którym może usunąć ze swojej ewidencji nieautoryzowane adresy. Urząd może przenieść spółkę na swój adres lub pozwać ją do sądu, jeśli nie wskaże poprawnego adresu.
Adres rejestracyjny spółki limited
Jest to oficjalny adres, który każda brytyjska spółka ltd (i LLP) musi podać podczas procesu rejestracji i utrzymywać przez cały okres swojego istnienia. Adres rejestracyjny jest niezbędny do tego, aby Companies House, HMRC i innye organy mogły bezpiecznie dostarczać ustawowe komunikaty i powiadomienia. Adres jest dostępny publicznie na stronach Companies House. Jest to również miejsce, w którym spółki powinny udostępniać swoje ustawowe dokumenty do publicznego wglądu, chyba że w tym celu wykorzystywana jest inna lokalizacja.
Adres siedziby musi znajdować się w tym samym kraju w Wielkiej Brytanii, w którym zarejestrowana jest spółka (Anglia i Walia, Szkocja lub Irlandia Północna).
Dlaczego spółka musi posiadać adres rejestracyjny?
Wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowane w Wielkiej Brytanii muszą posiadać adres rejestrowy wpisany w Companies House, gdyż:
- jest to wymóg prawny ustawy o spółkach z 2006 r.
- adres ten jest oficjalnym adresem kontaktowym dla urzędów
- utrzymywanie oficjalnego adresu w publicznym rejestrze spółek zwiększa otwartość i przejrzystość korporacyjną w Wielkiej Brytanii
- pod tym adresem spółka powinna przechowywać ustawowe dokumenty.
Skąd problem z bezprawnym użyciem adresu?
Wielu dyrektorów wykupuje adres rejestrowy dla swojej spółki specjalnie na potrzeby Companies House. Dzieje się tak z wielu powodów: nie chcą oni wykorzystywać adresu domowego do rejestracji firmy, chcą oficjalnie posiadać bardziej prestiżowy adres np. w Londynie lub w ogóle nie posiadają adresu na terenie Wielkiej Brytanii. Zakup adresu rejestracyjnego ma sens, jednak adres taki należy opłacać co roku. W przypadku, gdy spółka przestaje płacić za adres, nie ma prawa do korzystania z niego. Zdarzało się także nagminnie, że dyrektorzy zmieniali adres rejestrowy spółki na dowolny adres, z którym nie mieli nic wspólnego. W ten sposób spełniali obowiązek posiadania adresu przez spółkę kosztem osób znajdujących się pod danym adresem.
Companies House a bezprawne użycie adresów
Zanim w życie weszły przepisy regulujące te kwestie, Companies House nie mógł nic zrobić ze spółkami podającymi niepoprawne adresy rejestrowe. Jedynie spółka mogła zmienić swój własny adres. Przepisy “The Companies (Address of Registered Office) Regulations 2016” wprowadziły nową procedurę mającą na celu rozwiązanie tego problemu. Zgodnie z nimi, Companies House sam może zmienić zarejestrowaną siedzibę spółki, jeśli uzna, że podmiot nie jest uprawniony do korzystania z adresu, pod którym jest zarejestrowany lub korzysta z niego bez zezwolenia.
Konsekwencje dla dyrektorów spółek
Obecnie każdy może powiadomić Companies House, że dana spółka używa adresu rejestrowego bez zezwolenia i złożyć wniosek o zmianę adresu. Dyrektor takiej spółki otrzymuje wezwanie do zmiany w rejestrze lub udowodnienia, że spółka jest upoważniona do korzystania z kwestionowanego adresu. Jako dowody dyrektor musi przedstawić dokumenty potwierdzające prawo spółki do adresu. Może to być akt własności, umowa najmu, umowa zezwalająca spółce na korzystanie z adresu, lub rachunek za media z datą w ciągu ostatnich sześciu miesięcy.
Jeśli dyrektor nie odpowie w określonym terminie na zarzuty lub Companies House będzie przekonany, że spółka nie jest upoważniona do korzystania z adresu, urząd musi zmienić siedzibę spółki na adres domyślny. Domyślnym adresem jest skrytka pocztowa w Companies House. Spółka traci dostęp do korespondencji a dyrektor musi niezwłocznie wskazać poprawny adres. Companies House jest także uprawniony do skierowania wniosku lub jakiejkolwiek kwestii związanej z wnioskiem do rozstrzygnięcia przez sąd