Prowadzenie księgowości w brytyjskiej spółce typu Private Limited Company (Ltd) jest dość sformalizowane — da się to ogarnąć samodzielnie, ale są rzeczy, które łatwo przeoczyć i które mają realne konsekwencje (kary, zaległości, problemy podatkowe). Poniżej wskazujemy, kiedy i co przedsiębiorca może robić samodzielnie.
Co jest najważniejsze w księgowości Ltd?
Najważniejsza jest rzecz dość nieoczywista. Jest to terminowość i jest ona absolutną podstawą. Jako dyrektor spółki ltd, musisz pilnować kilku kluczowych deadline:
- rozliczenie do HM Revenue and Customs (CT, VAT, PAYE)
- raporty do Companies House (sprawozdania roczne)
Najważniejsze terminy to
- Annual Accounts (do Companies House)
- Confirmation Statement
- Corporation Tax Return (CT600)
- VAT returns (jeśli jesteś vatowcem)
- PAYE (jeśli masz pracowników lub wypłacasz pensję jako dyrektor)
Spóźnienia oznaczają automatyczne kary i odsetki, jeśli spóźnienie dotyczy nie tylko samego rozliczenia ale też zapłaty podatku. Z naszego doświadczenia wynika, że z tym największą trudność mają przedsiębiorcy – pilnowanie deadlinów i składanie rozliczeń na czas. W prostej spółce LTD , która nie jest vatowcem i nie ma prowadzonych płac, dyrektor jest w stanie zapanować nad deadlinami i przygotować dokumenty wcześniej, bowiem jego obowiązują 3 terminy w roku. W przypadku płac i deklaracji VAT zalecane jest prowadzenie księgowości i płac przez księgowych (nie tylko ze względu na deadline, o czym poniżej).
Trzymanie dokumentacji księgowej
To kolejna ważna kwestia. Musisz przechowywać: faktury sprzedażowe, kosztowe, wyciągi z banku, wszelkie umowy handlowe. To jest akurat prosta kwestia i nie wymaga księgowego.
Jednak księgowy może być potrzebny, aby wskazać co można odliczyć. Typowe błędy dyrektorów spółek to wliczanie wydatków niejasnych do spółki (np. ubrania, jedzenie) oraz koszty prywatne wrzucane w firmę.
I znowu z naszego doświadczenia wynika, że szczególnie przy spółkach zarejestrowanych do VAT, gdzie koszty są sprawdzane przez HMRC skrupulatnie warto mieć księgowego.
Wynagrodzenie dyrektora (salary + dividends)
Jest to kluczowy temat w Ltd, bowiem dyrektor może wybierać pieniądze ze spółki jako pensję (salary), ale może też pobierać dywidendy. Trzeba to dobrze ustawić, żeby:
- nie przepłacać podatku
- nie złamać przepisów (dywidenda musi być wypłacana z zysków spółki, nie ma zysków, nie można wypłacić dywidendy).
Do tego tematu jest potrzebny kadrowy, który ustali listę płac i wysokość wynagrodzenia, aby miało to sens i pozwoliło dyrektorowi zarobić jak najwięcej netto.
To samo dotyczy zatrudniania pracowników – aby prawidłowo rozliczyć wypłaty, urlopy oraz inne kwestie kadrowe wymagany jest specjalista.
VAT (jeśli przekroczysz próg)
Rejestracja jest obowiązkowa po przekroczeniu progu lub przy sprzedaży poza UK. Istnieją różne schematy VAT (standard, flat rate). Ponieważ błędy w VAT to jedne z droższych błędów, jakie może popełnić spółka LTD, nie zalecamy składania deklaracji VAT samodzielnie. Jednocześnie deklaracje VAT są najczęściej kontrolowanymi deklaracjami przez HMRC.
Czy księgowy jest niezbędny?
NIE – jeśli:
- masz prostą działalność
- mało transakcji
- ogarniasz systemy typu Xero lub QuickBooks
- chcesz się tego nauczyć
TAK – w praktyce (większość przypadków)
Księgowy bardzo się przydaje, bo:
- pilnuje terminów
- optymalizuje podatki
- zna zmiany przepisów
- zmniejsza ryzyko błędów
– szczególnie jeśli:
- masz VAT
- masz pracowników
- wypłacasz dywidendy
- chcesz rozwijać firmę
Jak obniżyć koszty księgowości spółki LTD?
Realistyczne podejście to prowadzenie księgowości w programie, którego używa biuro księgowe i wprowadzanie tam faktur lub wyciągów. Dzięki temu możesz oszczędzić na kosztach osoby, która będzie wprowadzać dane, a faktycznie zapłacisz za same rozliczenia i doradztwo.
Możliwy jest także wariant kiedy płacisz raz do roku za rozliczenia sporządzone na podstawie przygotowanych i wprowadzonych przez ciebie dokumentów (jeśli nie jesteś vatowcem i nie wymagasz miesięcznych deklaracji). Wariant ten jest o tyle gorszy, że księgowi nie widząc na bieżąco dokumentów, po zamkniętym roku podatkowym nie są w stanie zaproponować rozwiązań np. optymalizujących podatek.
Każda firma posiada inną sytuację i musi być rozpatrywana indywidualnie. Warto przeanalizować dokładnie potrzeby i wybrać najlepszy wariant.
