Wprowadzenie MTD for ITSA (Making Tax Digital for Income Tax Self Assessment) od kwietnia 2026 roku nie zmienia fundamentalnie tego, co możesz odliczyć, ale radykalnie zmienia to, jak musisz to dokumentować. HMRC będzie teraz widzieć Twoje wydatki co kwartał, a nie raz w roku, co oznacza, że „kreatywna księgowość” w tym poszukiwanie na gwałt kosztów będzie znacznie trudniejsze o ile nie niemożliwe.
Złota zasada HMRC pozostaje ta sama: wydatek musi być poniesiony „wholly and exclusively” (całkowicie i wyłącznie) na cele prowadzonej działalności.
Bezpieczne koszty self-employed do których nie przyczepi się HMRC
Oto zestawienie kosztów, które możesz bezpiecznie wpisywać, oraz jak robić to mądrze w erze ITSA:
1. Biuro i administracja
To najbezpieczniejsza kategoria, o ile masz potwierdzenia cyfrowe (np. faktury w PDF).
- Czynsz i media: Jeśli wynajmujesz biuro – 100%. Jeśli pracujesz z domu, możesz użyć Simplified Expenses (£26/miesiąc bez liczenia rachunków) lub wyliczyć procentowo zużycie prądu/gazu na podstawie liczby pokoi i czasu pracy.
- Telefon i Internet: Tylko część biznesowa. Jeśli masz jeden telefon do wszystkiego, odliczanie 100% to czerwona flaga dla HMRC. Lepiej przyjąć realny podział (np. 70/30).
- Software: Subskrypcje (Adobe, Office 365, Zoom) oraz – co ważne od 2026 r. – koszt oprogramowania do MTD.
2. Podróże i transport
HMRC najczęściej czepia się „milówki” i wycieczek, które wyglądają na wakacje.
- Paliwo i serwis: Możesz liczyć realne koszty (procentowo) lub stosować stawkę 45p za milę (do 10 tys. mil). To drugie jest znacznie bezpieczniejsze przy kontroli – wystarczy prosty log przejazdów.
- Parking i komunikacja miejska: Wyłącznie wyjazdy do klientów/na zlecenia. Dojazdy do stałego miejsca pracy (commute) nie są kosztem.
- Hotele i delegacje: Nocleg i skromny posiłek w podróży służbowej są OK. Kolacja z winem za £100 już nie.
3. Marketing i rozwój
- Reklama: Google Ads, Facebook Ads, wizytówki, strona www.
- Szkolenia: Tylko te, które aktualizują Twoją obecną wiedzę. Jeśli jesteś grafikiem i robisz kurs z AI – super. Jeśli jesteś grafikiem i nagle robisz kurs na sternika jachtowego – HMRC to odrzuci.
- Subskrypcje branżowe: Magazyny branżowe, członkostwa w organizacjach profesjonalnych.
4. Ubiór i wyposażenie
- Odzież: Tylko ochronna (buty z blachą, kask) lub mundur z logo firmy. Garnitur do klienta nie jest kosztem (bo możesz w nim pójść też na wesele).
- Sprzęt (Capital Allowances): Laptop, aparat, narzędzia. Jeśli używasz ich też prywatnie, musisz odliczyć odpowiedni procent.
Co wyłapie HMRC po wprowadzeniu ITSA?
- Business Entertaining: Obiady z klientami nie są kosztem uzyskania przychodu w UK. Możesz za nie zapłacić z konta firmowego, ale nie obniżają one podatku.
- Brak cyfrowych dowodów: ITSA wymaga przechowywania rekordów cyfrowo. Zdjęcie paragonu w aplikacji (np. Xero, QuickBooks, FreeAgent) to teraz mus, aby koszt był uznany.
- Wypłaty „na życie”: Jako self-employed nie płacisz sobie „pensji” w sensie kosztu firmy. Twoje wypłaty to Twój zysk. Próba wrzucenia przelewu na prywatne konto jako „koszt” to najczęstszy błąd.
- Anomalie. System sam sprawdza wydatki i porównuje z innymi firmami z Twojej branży. Jeśli wyłapie anomalie (np. jesteś informatykiem i standardowo informatycy mają maksymalnie 5% kosztów pochodzących z podróży, a Ty będziesz miał 30% kosztów transportu, HMRC zrobi kontrolę).
Jeśli od kwietnia 2026 (jeśli zarabiasz powyżej £50k) lub 2027 (powyżej £30k) i tak musisz raportować co kwartał, zacznij korzystać z oprogramowania księgowego już teraz. Ułatwi to późniejsze przejście na cyfrową księgowość.
