Nazwa certyfikat rezydencji pojawia się najczęściej w kontekście podatku u źródła. Działając jako spółka ltd i realizując usługi dla kontrahenta z innego kraju, szczególnie dotyczy to Polski, zostajemy poproszeni o certyfikat rezydencji spółki ltd lub grozi nam zatrzymanie części kwoty z należnej nam zapłaty w postaci tzw. podatku u źródła. Zwykle jest już wtedy za późno na staranie się o certyfikat, którego żąda nasz kontrahent, gdyż procedura może trwać nawet 2 miesiące. Poniżej prezentujemy wszystko, co warto wiedzieć w celu uniknięcia zapłaty dodatkowej daniny.
Co to jest certyfikat rezydencji spółki?
Certyfikat rezydencji podatkowej spółki jest to dowód stanowiący potwierdzenie, że dana firma podlega obowiązkowi podatkowego w kraju wydania certyfikatu. Wbrew powszechnej opinii, nie jest to oczywiste, że brytyjska spółka ltd, ma rezydencję podatkową w Wielkiej Brytanii.
Certyfikat rezydencji podatkowej w UK – w jaki sposób uzyskać?
Certyfikat rezydencji jest wydawany przez właściwy organ administracji podatkowej danego kraju, w przypadku Wielkiej Brytanii jest to HMRC. W HMRC wniosek o certyfikat można złożyć drogą elektroniczną, a sam dokument dostarczany jest pocztą. Zwykle również wymagane są dodatkowe informacje, o które urząd pyta również drogą pocztową, dlatego niezwykle ważne jest, aby spółka posiadała aktualny adres w UK.
Zobacz także: Podatek u źródła – kogo dotyczy i kiedy się go nalicza?
Ile jest ważny certyfikat rezydencji spółki LTD?
Certyfikat rezydencji dla spółki Limited wydawany jest na ściśle określony czas. Jeżeli natomiast na dokumencie nie został zamieszczony okres jego ważności to uznaje się, że jest on ważny przez dwanaście miesięcy licząc od daty wydania. Co istotne certyfikat jest ważny od daty wydania, więc jeśli potrzebujemy certyfikat w celu uniknięcia zapłaty podatku u źródła od transakcji mającej miejsce jakiś czas temu, musimy uzyskać certyfikat z datą wsteczną.
Certyfikat rezydencji — dobre praktyki
Ponieważ czas na uzyskanie certyfikatu jest dość długi, najlepszą praktyką jest zamawianie co rok certyfikatu dla spółki, w okresie mniej więcej 2 miesiące przed upływem daty ważności poprzedniego certyfikatu. Pozwoli to spółce zachować ciągłość w okresach objętych certyfikatami i uniknąć podatku u źródła. Dotyczy to zwłaszcza spółek regularnie współpracujących z klientami z Polski.
Czy można posługiwać się kopią certyfikatu rezydencji spółki?
Do końca roku 2021, każda transakcja wymagała oryginalnego certyfikatu, co wielokrotnie oznaczało dla spółki konieczność występowania o kilka certyfikatów za ten sam okres, tak aby każdy kontrahent mógł otrzymać oryginał. Od 2022 roku wprowadzona została możliwość korzystania z kopii certyfikatów rezydencji podatkowej, niezależnie od wartości dokonywanej płatności.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, tj. art. 26 ust. 1n ustawy o PDOP (w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.), miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Zmiana ta jest z pewnością korzystna dla płatników i znacznie ułatwi polskim podmiotom realizację obowiązków płatnika.
W jaki sposób certyfikat rezydencji spółki LTD pozwoli uniknąć zapłaty podatku u źródła?
Pojęcie certyfikatu rezydencji podatkowej wiąże się ściśle z podatkiem u źródła, którego celem jest zapobieganie uchylaniu się od zapłaty zobowiązań podatkowych. Podatek u źródła odnosi się do transakcji międzynarodowych, w dużej mierze obejmujących świadczenia niematerialne, czyli np. usługi doradcze, księgowe, konsultingowe. Sama danina potrącana jest z wynagrodzenia, jakie należy zapłacić kontrahentowi z innego kraju. Np. spółka angielska wykonuje usługę konsultingową dla spółki polskiej i ma za to otrzymać wynagrodzenie w wysokości 10 tysięcy złotych. Spółka polska zatrzymuje 20% z tej kwoty w ramach podatku u źródła, a kontrahentowi wypłaca pomniejszoną kwotę.
Spółka brytyjska, aby uniknąć płacenia podatku, musi udowodnić, że opłaca podatki w Wielkiej Brytanii. Zgodnie z obowiązującymi przepisami certyfikat rezydencji podatkowej jest jedynym dokumentem stanowiącym podstawę do zwolnienia z pobrania i odprowadzenia podatku u źródła. Zezwala na to umowa o zapobieganiu podwójnego opodatkowania. Polska zawarła taką umowę z UK (Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania).
Czy podatek u źródła odnosi się do każdej zagranicznej transakcji?
Nie do każdej transakcji zawieranej z zagranicznym kontrahentem wymagany będzie certyfikat rezydencji podatkowej w celu uniknięcia zapłaty podatku o źródła. Taki obowiązek występuje jedynie w odniesieniu do niektórych przychodów. Spółki LTD sprzedające swoje usługi firmom zarejestrowanym w Polsce, aby nie płacić podatku u źródła będą potrzebować certyfikatu rezydencji podatkowej w odniesieniu do przychodów uzyskiwanych m.in. z tytułu:
- praw autorskich lub praw pokrewnych;
- świadczenia usług księgowych, doradczych, badania rynku, prawnych, reklamowych, związanych z zarządzaniem i kontrolą, przetwarzaniem danych, HR;
- przekazania know-how.
Certyfikat rezydencji podatkowej będzie zatem potrzebny wyłącznie w odniesieniu do ściśle określonych transakcji, nie każde usługi świadczone na rzecz zagranicznych kontrahentów wymagają uiszczenia podatku u źródła.