Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obecnie dobrowolny, a termin przymusowego korzystania z systemu został przeniesiony co najmniej do końca 2024 roku. Na razie więc przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą z niego korzystać. Jednak z czasem będzie dotyczył wszystkich, w tym wystawiających faktury klientom spoza Polski. Pytania pojawiają się nie tylko o fakturowanie w innej walucie niż PLN, ale także o język faktury i jej wysyłkę do kontrahenta.
Faktury dla zagranicznych podmiotów
Przedsiębiorca używający KSeF, ma obowiązek fakturować poprzez system także w przypadku transakcji zagranicznych.
Wyjątkiem są faktury za:
- sprzedaż w ramach procedury VAT OSS.
- sprzedaż w ramach procedur, o których mowa w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT (usługi, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej, międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób, wewnątrzwspólnotowe transakcje trójstronne.
- sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Jak wystawić fakturę?
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie możliwe poprzez bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Także większość programów do wystawiania faktur, przystosowało się do nowych zasad fakturowania. Dane niezbędne do wystawienia faktury będą takie same niezależnie od tego czy będzie to faktura dla polskiego czy zagranicznego kontrahenta.
Faktura z KSeF w obcym języku?
Zgodnie z aktualnym stanem rzeczy będzie możliwość wizualizacji faktur w języku obcym lub dwóch językach. Zgodnie z informacją na stronie rządowej: “Wizualizacja faktury (pliku xml) może być dokonana w języku obcym (lub może być dwujęzykowa). Kluczowe jest jednak, aby treść faktury pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) odpowiadała zawartości pliku xml przesłanego do KSeF”. Nie do końca wiadomo czy oznacza to, że system będzie posiadał wiele języków do wyboru przy wystawianiu faktury. Niejasne jest także czy oczekuje się, że przedsiębiorca będzie tłumaczył nazwy usług/produktów.
KSeF a faktury w innej walucie niż PLN
System dopuszcza wystawianie faktur w walutach obcych. Jednak podatek VAT widoczny na takiej fakturze, będzie wyłącznie w złotówkach.
Jak wysłać fakturę do zagranicznego kontrahenta z KSeF?
Domyślnie system KSeF służy do wystawiania i odbioru faktur. Przedsiębiorcy nie muszą już ich sobie wysyłać. Jednak zagraniczny kontrahent bez polskiego NIP-u, nie odbierze faktury z KSeF. Dlatego przedsiębiorca będzie musiał taką fakturę wysłać na przykład emailem z dołączonym kodem QR.
Ciągłe odraczanie KSeF
System KSeF miał stać się obowiązkowy dla większości podatników VAT od 1 lipca 2024 roku. Dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT termin obowiązkowego e-fakturowania został przesunięty na 1 stycznia 2025 roku. Jednak minister finansów Andrzej Domański 19 stycznia 2024 roku na konferencji prasowej poinformował, że obowiązkowy KSeF nie zostanie uruchomiony w 2024 roku. Jako powód podał krytyczne błędy techniczne i bezpieczeństwa. Minister zapowiedział przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF i podanie nowego terminu wdrożenia systemu po jego zakończeniu.