Blog o optymalizacji podatkowej i finansach

Board Meeting i General Meeting – czy w spółce limited konieczne jest organizowanie posiedzeń zarządu?

Board Meeting i General Meeting - czy w spółce limited konieczne jest organizowanie posiedzeń zarządu?

Firma w SzkocjiFirma w UK
Board Meeting i General Meeting – czy w spółce limited konieczne jest organizowanie posiedzeń zarządu?
4.9 (97.14%) 7 oceniających

Zgodnie z obowiązującym prawem najważniejsze decyzje dotyczące strategii rozwoju firmy oraz jej bieżących spraw powinny być omawiane i zatwierdzane przez zarząd spółki na posiedzeniach.  Dotyczy to również spółek z jednym udziałowcem, który jest równocześnie jej dyrektorem i w których decyzje podejmowane są jednoosobowo. Oto co powinni wiedzieć dyrektorzy i udziałowcy na temat Board Meeting oraz General Meeting.

Celem spotkań zarówno samych dyrektorów, jak i dyrektorów z udziałowcami jest omówienie i podjęcie kluczowych decyzji w firmie i  strategii, a także pokazanie, że dyrektorzy spółki wypełniają  swoje obowiązki, w celu uniknięcia późniejszych problemów (głównie  dla dyrektorów). Spotkania te dzielimy na General Meeting oraz Board Meeting.

Board Meeting czyli Posiedzenie Zarządu

Nie ma konkretnych przepisów mówiących o tym, jak często dyrektorzy spółki limited oraz jej udziałowcy powinni organizować zebrania zarządu, a tym bardziej jak takie spotkania powinny wyglądać. Pewne jest natomiast to, że dyrektorzy spółki ltd muszą spotykać się wystarczająco często, aby wykazać, że spełniają wszystkie swoje obowiązki wobec firmy wynikające z prawa – w tym dbanie o jej rozwój, promocję oraz spełnianie wszelkich zawartych w umowie spółki celów oraz wypełniania zobowiązań wobec urzędów.

Kupujesz brytyjską spółkę z VAT-GB? Zobacz jak nie dać się oszukać

Stąd bardzo ważne jest regularne zwoływanie posiedzeń, a przebieg takiego spotkania powinien być zawsze notowany pisemnie w postaci sprawozdania.

Jak zwołać posiedzenie zarządu spółki LTD?

Posiedzenie zarządu spółki może zostać zwołane przez każdego z dyrektorów (lub przez wyznaczonego do tego zadania sekretarza). O zebraniu muszą zostać poinformowani wszyscy zainteresowani (tj. dyrektorzy i udziałowcy), niekoniecznie pisemnie – chyba że umowa spółki mówi inaczej.

Posiedzenie zarządu nie może się odbywać całkiem wirtualnie, co oznacza, że musi mieć przypisaną lokalizację i w lokalizacji tej musi fizycznie przebywać co najmniej jeden dyrektor lub wyznaczony przez niego sekretarz. Najczęściej jest to siedziba spółki. Potwierdza to faktyczne miejsce działalności firmy.

Co ciekawe, jeśli któryś z członków zarządu nie może pojawić się osobiście na zebranie, może on nadal uczestniczyć w spotkaniu czy to przez telefon lub też poprzez wideokonferencję.

Zarząd wyznacza jednego z dyrektorów, który przewodzi zebraniu (Chairman), może on również powołać sekretarza (wśród pozostałych dyrektorów, pracowników lub osób z zewnątrz), który będzie odpowiedzialny za przygotowanie agendy spotkania oraz spisanie protokołu z posiedzenia. Ważne, aby protokół z posiedzenia trafił do wszystkich jego uczestników.

Co powinno się znaleźć w protokole z posiedzenia zarządu spółki limited?

Protokoły z posiedzeń zarządu (tzw. minutes) powinny wykazać, że dyrektor (lub dyrektorzy) wdraża długoterminową strategię zwracając szczególną uwagę na specyficzne cechy  produktu lub usługi, rynek oraz pozycję konkurencyjną. Protokoły powinny potwierdzać, że na każdym etapie działania firmy, dyrektor posiada wiarygodne informacje na temat sytuacji finansowej spółki i wszystkie jego decyzje są przemyślane w oparciu o zgromadzone informacje.

Które z zadań objętych sprawozdawczością musi wykonywać osobiście dyrektor?

Dyrektor ma prawo delegowania zadań i nie jest konieczne, aby wszystkie czynności wykonywał osobiście. Dyrektor może zatem delegować zadania na:

  • poszczególnych członków zarządu – na przykład na dyrektora finansowego, aby ten odpowiedzialny  był za sprawy finansowe i podatkowe;
  • komitet dyrektorów – w celu powołania komisji ds. audytu, która miałaby się zajmować sprawami związanymi z audytami (dotyczy głównie większych przedsiębiorstw);
  • osoby niebędące dyrektorami – czyli pracowników (od kierowników najwyższego szczebla po asystentów i stażystów włącznie).

Protokół z posiedzenia zarządu powinien wykazać, że każda decyzja dotycząca oddelegowaniu zadania była odpowiednio uargumentowana.

Board meeting w jednoosobowych spółkach

W przypadku, gdy w spółce jest tylko jeden dyrektor, swoje decyzje dotyczące firmy powinien notować na piśmie, w tym szczególnie te dotyczące umów zawieranych przez spółkę.

Przed czym chroni Board Meeting?

Board Meeting jest narzędziem kontrolnym. Im częstsze spotkania zarządu, tym większa pewność, że dyrektor wypełnia swoje obowiązki w firmie z należytą starannością. Co ważne, zarząd powinien stale monitorować i nadzorować, co dzieje się w spółce. Dzięki temu, szanse na wyłapanie kryzysu i zduszenie go w zarodku są znacznie większe.

Poradnik: Jak uniknąć 9 najczęstszych błędów przy zakładaniu firmy w Wielkiej Brytanii?

Board Meeting, a właściwie sprawozdanie z niego, może uchronić także dyrektora lub dyrektorów w razie gdy firma popadnie w kłopoty (np. finansowe). W przypadku braku raportów lub w przypadku, gdy z raportu jasno nie wynika, że dyrektor działał i podejmował decyzje dotyczące spółki z należytą starannością i wypełniał swoje obowiązki, może on być postawiony przed sądem. Jeśli spółka ma długi, dyrektor może zostać uznany jako osobiście odpowiedzialny za wszystkie lub część długów spółki. Protokoły posiedzeń zarządu powinny być zatem starannie opracowane i sporządzane zawsze na piśmie – dzięki temu dyrektor będzie ubezpieczony na wypadek problemów firmy.

General Meeting czyli Walne Zgromadzenie

General Meeting zwoływane jest zwykle przez dyrektora dla udziałowców spółki ltd. Spotkania te reguluje Ustawa o spółkach z 2006 r., Umowa Spółki oraz  Article of Association (status spółki).

Zawiadomienie o Walnym Zgromadzeniu musi zostać wysłane co najmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem i zawierać poniższe informacje:

  •         rodzaj walnego zgromadzenia
  •         nazwisko osoby zwołującej
  •         czas, data i miejsce spotkania.
  •         charakter spotkania.
  •         data wydania powiadomienia
  •         oświadczenie, że udziałowcy mogą ustanowić pełnomocnika.

Podczas Boarding Meeting zainteresowani mogą omówić takie kwestie jak:

  •         sytuację finansową spółki
  •         roszczenia i postępowania prawne
  •         zmiany w statusie spółki
  •         zmiana uprawnień dyrektorów.
  •         zmiana struktury spółki
  •         emisja większej liczby udziałów spółki
  •         zmiana celów spółki
  •         zmiana nazwy firmy.
  •         mianowanie i odwoływanie dyrektora
  •         rozwiązanie firmy

Wszelkie prawnie wiążące decyzje podejmowane podczas Walnego Zgromadzenia muszą mieć charakter uchwał, które następnie powinny trafić do Comapnies House oraz być dostępne do wglądu w siedzibie firmy.

Dla spółek limited nie ma już obowiązku zwoływania corocznych General Meeting. W praktyce, firmy zwołują General Meeting tylko w przypadku wyjątkowych sytuacji. Na potrzeby bieżącego zarządzania spółką zwoływane są Board Meeting.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedin
Masz pytania lub spostrzeżenia?
NASI EKSPERCI Z PRZYJEMNOŚCIĄ
PODZIELĄ SIĘ WIEDZĄ.

Komentarz FB

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola zaznaczone są.*

Masz pytania?

Chcesz założyć biznes za granicą?

Najnowsze wpisy

  • Polski biznes rozrywkowy przenosi się na Wyspy
    Polski biznes rozrywkowy przenosi się na Wyspy
    W sytuacji, w której rodzime prawo nakłada na przedsiębiorcę dużą ilość obowiązków formalno – prawnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, grozi mu licznymi sankcjami oraz wprowadza relatywnie wysokie stawki podatkowe, naturalnym odruchem jest poszukiwanie takiego kraju, gdzie działalność biznesowa będzie łatwiejsza. (więcej…)

    W sytuacji, w której rodzime prawo nakłada na przedsiębiorcę dużą ilość obowiązków formalno – prawnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, grozi mu licznymi sankcjami oraz...

    Czytaj dalej
  • Firma w Irlandii, działalność w Polsce
    Firma w Irlandii, działalność w Polsce
    Rosnące wymagania wobec polskiego przedsiębiorcy związane z uszczelnianiem systemu podatkowego, połączone z wciąż relatywnie wysokimi kwotami podatkowymi oraz niską kwotą wolną od podatku stanowią dla niego przesłankę do poszukiwania bardziej przyjaznej dla prowadzenia biznesu jurysdykcji. Nie bez przyczyny osoby chcące nadal prowadzić działalność w Polsce, ale ograniczyć obciążenia skarbowe przenoszą firmy do Irlandii. (więcej…)

    Rosnące wymagania wobec polskiego przedsiębiorcy związane z uszczelnianiem systemu podatkowego, połączone z wciąż relatywnie wysokimi kwotami podatkowymi oraz niską kwotą wolną od podatku stanowią dla...

    Czytaj dalej

STREFA WIEDZY

Zachęcamy do zapoznania się z najczęstszymi pytaniami związanymi z prowadzeniem firmy w Anglii. Zarówno Klienci naszej firmy, jak i przedsiębiorcy zastanawiający się nad przeniesieniem firmy do Anglii znajdą tutaj szereg przydatnych informacji natury księgowej, prawnej i organizacyjnej.

PRZEJDŹ DO FAQ
Newsletter
CO ZYSKUJESZ?
  • Wiedzę na temat firmy za granicą
  • Jak płacić mniejsze podatki
  • Gdzie ulokować zarobione pieniądze